He tenido la oportunidad de construir una función de estrategia y transformación desde cero, con una oficina de proyectos (PMO) como pieza central. Si tuviera que volver a empezar mañana, este sería mi plan para los primeros cien días.
Días 1–30: entender antes de ordenar
- Inventario completo de proyectos: todo lo que consume recursos relevantes, esté o no formalizado como proyecto.
- Conversaciones uno a uno con cada miembro del comité de dirección: qué esperan de la PMO y qué les preocupa.
- Mapa de capacidad: quién está trabajando en qué y dónde están los cuellos de botella.
Días 31–60: un portfolio y unas reglas
- Criterios de priorización acordados con la dirección: alineación estratégica, valor, urgencia, esfuerzo y riesgo.
- Estándares mínimos: una ficha de proyecto (project charter), una matriz RACI y un informe de estado de una página. Nada más al principio.
- Primera priorización del portfolio, con decisiones explícitas sobre qué se para.
Días 61–100: ritmo y visibilidad
- Comité de portfolio mensual con un orden del día fijo: estado, desviaciones, decisiones pendientes.
- Cuadro de mando del portfolio: semáforos honestos, hitos y riesgos principales.
- Primeras lecciones aprendidas documentadas y compartidas.
Lo que no haría
No impondría una metodología única (ni waterfall ni ágil) a todos los proyectos. No compraría una herramienta de gestión de proyectos antes de tener claros los estándares. Y, sobre todo, no convertiría la PMO en una fábrica de informes: si un informe no ayuda a tomar una decisión, sobra.
Una buena PMO se mide por una sola cosa: ¿decide mejor la dirección gracias a ella?
Puedes descargar gratis el kit básico de gestión de proyectos (ficha de proyecto, RACI e informe de estado) en la sección de Recursos.
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